Private Nutzung
Jedem Unternehmen bleibt es selber überlassen zu entscheiden, ob die private Nutzung des Firmenhandys erlaubt ist oder nicht. Grundsätzlich sind alle Variante denkbar: Absolutes Verbot des Firmenhandys für private Zwecke bis hin zu der völligen Freigabe des Telefons für private Telefonie. Die Einzelheiten sollten jedoch stets mit dem Betriebsrat abgeklärt werden. Ebenso sollte man über eine Betriebsvereinbarung den Mitarbeiter darüber aufklären, wie der private Gebrauch des Handys im Unternehmen geregelt ist. Wenn die private Nutzung verboten ist, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer abmahnen oder in Anhängigkeit des Ausmaßes der privaten Nutzung sogar fristlos kündigen.
Steuerliche Aspekte der Nutzung von Firmenhandys
Die Nutzung des Firmenhandys für private Gespräche ist steuerfrei. Grundsätzlich ist der geldwerte Vorteil durch die private Nutzung von Diensthandy, Festnetztelefon oder Fax nicht zu versteuern. Die Steuerfreiheit gilt sowohl, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb private Gespräche führt, als auch wenn er mit dem Diensthandy die Gespräche von zu Hause aus führt. Entscheidend ist, dass das Diensthandy im Eigentum des Arbeitgebers ist und dem Arbeitnehmer das Handy oder Smartphone nur überlassen wird.
Übrigens spielt auch die Höhe der Kosten bei der Frage der Besteuerung keine Rolle. Ob der Mitarbeiter für wenige Cent oder für mehrere hundert Euro monatlich Kosten verursacht, ist für die Besteuerung unerheblich. Das Handy ist kein Bestandteil des Gehalts und wird daher grundsätzlich nicht besteuert.
Erreichbarkeit des Mitarbeiters
Die Rufbereitschaft muss vorgegeben werden. Grundsätzlich muss man als Arbeitnehmer auch nur während der vertraglich geregelten Arbeitszeit erreichbar sein. Einige Unternehmen haben sogar die Regelung, dass die E-Mails zu bestimmten Zeiten (z.B. in der Zeit zwischen 20h00 und 7h00) nicht zugestellt werden, damit die Mitarbeiter sich erholen.
Herausgabe des Endgeräts
Wenn das Smartphone im Eigentum des Unternehmens ist, darf der Arbeitgeber jederzeit die Herausgabe des Endgeräts einfordern. Sofern die private Nutzung explizit freigegeben ist, dann muss dem Arbeitnehmer noch die Möglichkeit gegeben werden, dass er seine privaten Daten sichert.
Verlust oder Diebstahl
Bei Verlust oder Diebstahl des Endgeräts kann der Mitarbeiter teilweise für den Ersatz aufkommen müssen. Sofern der Mitarbeiter grob fahrlässig gehandelt hat, kann es sein, dass er für den finanziellen Schaden aufkommen muss.
Gerne beraten wir Sie bei der Handhabung von der privaten Nutzung von Firmenhandys. Wir können Sie auch bei der Erstellung einer Betriebsvereinbarung unterstützen. Dies ist Teil unserer Leistungen der Mobilfunkverwaltung für Unternehmen.