Datenschutz steht immer mehr mit digitalen Daten in Verbindung. Dabei geraten wichtige interne und externe Unterlagen wie Ausschreibungen, Preisabsprachen, Mitschriften und Patientenunterlagen in der Büroschublade in Vergessenheit. Der Grund für den Mangel analoger Sicherheitsmaßnahmen ist vielseitig. Doch schon ein verärgerter Arbeitnehmer oder eine akute Geldnot können der Grund sein, um dem Wettbewerb Daten zukommen zu lassen. Dabei gibt es sichere Lösungen von klassischen Schloss bis hin zur smarten Überwachungsanlage.
Physischer Datenschutz – Mehr Sicherheit für Dokumente
Ob Büro, Arztpraxis oder Gemeinschaftsbüro, digitale Daten werden mit sicheren Passwörtern, guten Firewalls und Antivirenprogrammen gesichert. Die Langfinger außerhalb des Internets sind nicht weniger Innovativ. Die gute Nachricht: Durch eine Kombination einfacher Maßnahmen sind physische Daten sicherer als Bits und Bytes.
Richtiges Verhalten
Datenschutz ist vor allem dann gegeben, wenn potentielle Langfinger nicht wissen, was oder wo sie suchen sollen. In Büros sind Bereiche oder Räume, zu denen nur wenige Personen zutritt haben, eine guter Ort der Aufbewahrung. In einem geteilten Büro haben sensible Daten auf Papier nichts zu suchen und in Arztpraxen bergen verschließbare Räume und Safes sensible Daten. Das fehlende Wissen der Einbrecher darüber, wo sensible Daten in einem Safe verschlossen oder mit zusätzlicher Kameratechnik gesichert sind, macht die Vorbereitung schwer und erhöht das Risiko erwischt zu werden.
Schlösser und Safes
Die analoge Form der Firewall bietet klassischen und zuverlässigen Datenschutz. Wichtig ist dabei, wie einfach die Fächer geknackt werden können. Verschließbare Fächer im Schreibtisch bieten zwar einen Schutz vor neugierigen Blicken, doch keinen vor Einbrechern. Bei vertraulichen Daten ist ein fest installierter Stand- oder Wandsafe die einzig sichere Lösung. Ein gutes Schloss und eine solide Sicherheitstür sind auch vor Räumen mit Computern oder Servern wichtig, auf denen sensible Daten gespeichert sind. Zugang in bestimmte Bereiche sollte nur mit Keycards möglich sein.
Kameras, Sensoren und Smart Office
Kameras im Büro sind dann zulässig, wenn ein besonderes Interesse des Schutzes besteht oder die Räume nicht allgemein zugänglich sind. Eine öffentliche Überwachung von Betriebsräumen ist nur mit klaren Hinweisen auf diese möglich. Um den Mitarbeitern das Vertrauen zu schenken, das sie verdienen, sollte nur in Räumen mit wichtigen Daten, wie dem Serverraum oder dem Chefbüro überwacht werden. Um rechtlich abgesichert zu sein, weisen Schilder auf die Überwachung gewisser Räume hin und Arbeitnehmer erhalten mit dem Arbeitsvertrag ein Infoblatt zum Unterzeichnen. Vor weiteren Überwachungsmaßnahmen, sollte ein Anwalt konsultiert werden.
Glasbruchsensoren und Bewegungsmelder mit Kopplung an die Lichtanlage runden den Datenschutz dann ab, wenn diese mit Smart Home Technik verknüpft sind. Wer sich relevante Informationen von Kameras oder Sensoren direkt auf sein Smartphone übertragen lässt, wird auch zu Hause oder im Urlaub umgehend informiert und kann im Zweifelsfall die Polizei einschalten. Smarte Anlagen runden analoge Maßnahmen ab.
Brandschutz
Ein guter und zuverlässiger Brandschutz beugt dem Datenverlust vor. Neben Sprinkleranlagen sind feuerfeste Safes eine gute Absicherung. Wasserdichte Schränke und Serverracks verhindern den Verlust von Daten in dem Fall, dass Die Feuerwehr oder die Sprinkleranlage löschen muss. Brandschutzsensoren können ebenfalls mit smarter Technik ausgerüstet werden und informieren dann im Brandfall bestimmte Personen.
Fehlender Datenschutz – teuer, peinlich, folgenreich
Datenschutz sichert Dokumente, Patientendaten, sowie das eigene Unternehmen. Der Verlust sensibler Daten kann im Erpressungsfall teuer werden und bei Bekanntwerden auch das Ende der Praxis oder des Unternehmens bedeuten. Zwar zeigen alle Maßnahmen gewisse Schwachstellen, bieten allerdings in der Summe eine gute Absicherung gegen Diebstahl, Einbruch oder im Fall eines Feuers.
In großen Unternehmen ist das Interesse von Dieben und das Risiko des Datendiebstahls durch eigene Mitarbeiter höher. Es sollten entsprechend Maßnahmen auf professionellem Niveau ergriffen werden. Abschließend ist es wichtig, dass auch Mitarbeiter über den korrekten Umgang mit Daten aufgeklärt werden. Analoge Preisabsprachen oder ausgedruckte Informationen sollten unter Verschluss gehalten und vor der Entsorgung zerstört werden. Wer digitale und analoge Daten schützt, genießt eine Sicherheit, die im Extremfall einen bedeutenden Unterschied darstellt.